Płynność finansowa stanowi kluczowy element funkcjonowania każdej firmy. Właściciele firm często stają przed problemami finansowymi, które wpływają na ich funkcjonowanie. W tym artykule przedstawimy przyczyny tych problemów oraz sposoby na ich rozwiązanie.
Co to jest płynność finansowa?
Płynność finansowa oznacza zdolność przedsiębiorstwa do terminowego regulowania swoich zobowiązań oraz nabycia niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności towarów i usług.
Dlaczego płynność finansowa jest istotna dla przedsiębiorstwa?
Utrzymanie płynności finansowej jest niezbędne dla efektywnego funkcjonowania firmy i utrzymania jej pozycji na rynku. Ma także wpływ na reputację przedsiębiorstwa. Osoby związane z firmą, takie jak pracownicy, kontrahenci czy podwykonawcy, nie będą chętni do dalszej współpracy z przedsiębiorstwem, które nie dotrzymuje terminów płatności.
Czy Twoje przedsiębiorstwo boryka się z problemami z płynnością?
Czy opóźniasz wypłaty wynagrodzeń pracownikom?
Czy oczekujesz na wpłatę od klienta, aby uregulować zobowiązania wobec podwykonawców?
Czy regulujesz stałe koszty po terminie?
Czy z powodu braku środków nie pobierasz regularnej pensji z firmy?
Czy korzystasz z kredytów, aby uregulować swoje zobowiązania?
Jeśli doświadczasz problemów opisanych powyżej, oznacza to, że Twoje przedsiębiorstwo ma problemy z płynnością finansową.
Brak budżetu i planowania przepływów finansowych
Aby utrzymać płynność finansową firmy, niezbędne jest umiejętne prognozowanie i przewidywanie wydatków. Podatki, takie jak VAT, forskuddstrekk czy podatek dochodowy, nie powinny stanowić niespodzianki dla przedsiębiorstwa, ale być jasno zaplanowanymi wydatkami. Włączenie stałych kosztów do budżetu pozwoli Ci lepiej planować inwestycje oraz podejmować nowe projekty.
Aktywnie współpracuj z biurem księgowym, aby poznać strukturę kosztów swojej firmy. Większość systemów księgowych umożliwia dostęp do raportów w czasie rzeczywistym. Biuro rachunkowe może również przygotować raporty dostosowane do indywidualnych potrzeb Twojej działalności.
To jest problem, z którym zapewne spotyka się każdy przedsiębiorca.
Propozycje rozwiązań:
- Ustal termin płatności, który pozwoli Twojej firmie sprawnie funkcjonować.
- Weryfikuj płatność faktury zaraz po upływie terminu.
- Sprawdzaj klientów przed podjęciem współpracy.
- Jeśli klient jest niepewny, należy pobrać część płatności z góry.
- Rozważ sprzedaż faktur do factoringu.
- Usprawnij formę zapłaty (faktura Vipps, płatność kartą itp.).
- Warto przypominać klientom o nadchodzącym terminie płatności faktury.
Niezbędne jest, aby przedsiębiorstwo posiadało skuteczny proces obsługi opóźnień w płatnościach. Konieczne jest opracowanie i wdrożenie procedur w razie braku zapłaty w ustalonym terminie. Można przykładowo zastosować następującą procedurę:
- Przesłanie przypomnienia o płatności (purring) - w ciągu 1 dnia po terminie płatności.
- Wysłanie ostrzeżenia o windykacji (inkassovarsel) - w ciągu 7 dni po terminie płatności faktury.
- Telefon do klienta - w ciągu 10 dni po terminie płatności.
W przypadku wysłania ostrzeżenia o windykacji (inkassovarsel) należy określić 14-dniowy termin na uregulowanie płatności. Jeśli po tym czasie nie nastąpi regulacja należności, można skierować sprawę do firmy windykacyjnej. Należy jednak pamiętać, że nie jest konieczne wysłanie przypomnienia o płatności (purring) przed ostrzeżeniem o windykacji (inkassovarsel). W przypadku natychmiastowego wysłania ostrzeżenia po upływie terminu płatności faktury, nie można jednak doliczyć opłaty za przypomnienie (purregebyr).
Nieregularne wystawianie faktur za wykonane usługi może stworzyć problemy z płynnością finansową firmy. Zdarza się, że klienci nie mają czasu na prowadzenie spraw administracyjnych i odkładają wystawianie faktur, co powoduje opóźnienia w płatnościach dla podwykonawców. Aby uniknąć takich sytuacji, warto ustalić harmonogram płatności i trzymać się go ściśle. Można również rozważyć proponowanie rabatu lub dodatkowych korzyści za wcześniejsze uregulowanie należności, lub nawet odbieranie zapłaty z góry, gdy tylko jest to możliwe.
Brak określonego sposobu odzyskiwania długów
- Bez względu na to, jak dokładnie zweryfikowałeś swojego klienta, zdarzają się sytuacje, gdy klient odmawia zapłaty. W takich przypadkach ważne jest, aby w firmie istniała jasna procedura postępowania.
- Jeśli nie otrzymasz zapłaty za fakturę, wstrzymaj swoją pracę, jeśli umowa na to pozwala. Zdecyduj wcześniej o współpracy z firmą windykacyjną.
- W przypadku większej firmy warto rozważyć stałą współpracę z adwokatem, aby mieć opracowany plan na tego typu sytuacje.
Zbyt szybki postęp firmy
Zazwyczaj wzrost przedsiębiorstwa oznacza większe wydatki finansowe, takie jak inwestycje w nowe technologie, rozbudowę infrastruktury lub zatrudnienie dodatkowych pracowników. Te koszty mogą być znaczne i wpłynąć na płynność finansową.
Szybki postęp firmy może spowodować, że firma będzie zmuszona do podejmowania pochopnych decyzji biznesowych, które nie zawsze będą właściwe. W niektórych przypadkach szybki rozwój może prowadzić do przecenienia swoich możliwości na rynku, co może z kolei prowadzić do utraty płynności finansowej.
Zapobieganie utracie płynności finansowej w firmie jest znacznie łatwiejsze niż reagowanie, gdy problem już wystąpił. Dobrze dobrane procedury i narzędzia będą pomocne w zarządzaniu finansami Twojej firmy.